PEC, notifiche e responsabilità: come gestire al meglio il rapporto tra commercialista e cliente

In un contesto in cui l'interazione tra cittadino e Pubblica Amministrazione è ormai quasi interamente digitale, la PEC – posta elettronica certificata – non è soltanto uno strumento di comunicazione, ma un vero e proprio presidio giuridico. Ricevere un atto tramite PEC equivale, sotto il profilo legale, alla ricezione di una raccomandata con ricevuta di ritorno: produce effetti immediati, fa decorrere termini perentori, può incidere su diritti sostanziali. E tuttavia, nonostante questa evidenza normativa, molte imprese e molti contribuenti continuano a sottovalutare il valore della propria casella PEC, delegandone la gestione a terzi – spesso al commercialista – senza alcuna regolamentazione formalem o peggio ancora, illudendosi che avendo delegato il commercialista alla registrazione della casella p.e.c., poi lo stesso professionista sia in automatico delegato e responsabile del controllo nella stessa e degli atti notificati.

È proprio su questo punto che si concentra oggi un crescente contenzioso, al centro del quale si colloca la domanda cruciale: chi è responsabile se un atto importante, regolarmente notificato via PEC, non viene letto o viene perso? La notifica via PEC è valida anche se il messaggio non viene letto. Questo è pacifico.

La giurisprudenza ha fornito su questo tema risposte sempre più nette e uniformi. è ormai principio consolidato che la notifica via PEC si perfeziona nel momento in cui il gestore del servizio genera la ricevuta di avvenuta consegna (RAC). Da quel momento iniziano a decorrere i termini per eventuali impugnative o adempimenti, a prescindere dal fatto che il destinatario legga il messaggio o ne prenda effettiva conoscenza.

Secondo la Cassazione, sentenza n. 3164 dell'11 febbraio 2020, "la notifica si intende perfezionata nel momento in cui il gestore rende disponibile il documento nella casella PEC del destinatario", specificando che anche la mancata lettura, così come l'impossibilità di ricezione per casella piena, sono circostanze imputabili al destinatario stesso. La medesima posizione è stata ribadita da diverse pronunce, sia della Corte di Cassazione che delle Corti di Giustizia Tributaria di merito, come ad esempio la CGT Emilia-Romagna, sentenza n. 778/2024, che ha equiparato la PEC alla raccomandata A/R quanto a certezza di data e integrità del contenuto.

Casella piena? Responsabilità del destinatario?Intervendo delle Sezioni Unite della Cassazione

Una delle casistiche più frequenti – e sottovalutate – è quella in cui la casella PEC risulti satura. In questi casi, il sistema non riesce a depositare il messaggio, che viene rifiutato con esito negativo. Ma anche in questa ipotesi la giurisprudenza tende ad attribuire la responsabilità al destinatario.

Come affermato nella sentenza n. 28864/2018 e ribadito nelle successive n. 13532/2019 e n. 3164/2020, l'evento "casella piena" è considerato un comportamento negligente del titolare della PEC, che ha l'onere di garantire il corretto funzionamento del servizio, dotandosi eventualmente di sistemi di notifica automatica e controllo periodico.

Tuttavia, un orientamento più prudente, espresso ad esempio dalla Cassazione con l'ordinanza n. 40758/2021 e confermato dalla n. 16125/2023, ritiene che, qualora il destinatario abbia anche eletto un domicilio fisico, il notificante debba rinnovare la notifica presso quel domicilio, purché ciò avvenga entro un termine ragionevole. Ciò non toglie, tuttavia, che la saturazione della casella resti un fatto imputabile al destinatario, che non può invocare l'impedimento per ottenere rimessioni in termini.

 Fino al 2024, la giurisprudenza prevalente riteneva comunque valida la notifica, imputando la responsabilità al destinatario. Oggi, però, le Sezioni Unite della Cassazione (sent. 28452/2024) hanno chiarito definitivamente la questione. Secondo questo importante arresto, in assenza della ricevuta di avvenuta consegna (RdAC), la notifica via PEC non può considerarsi perfezionata, anche se la mancata consegna è dipesa dal destinatario. Ciò significa che, in presenza di una casella piena, il notificante deve tempestivamente riattivare la notifica con modalità alternative (es. notificazione fisica), altrimenti rischia la decadenza.

Il commercialista che gestisce la PEC del cliente: tra consuetudine e rischio giuridico

In molti casi, soprattutto tra piccole imprese, professionisti e lavoratori autonomi, il commercialista rappresenta non solo il consulente fiscale, ma anche un punto di riferimento operativo per tutti gli adempimenti digitali. Accade così che sia il professionista ad attivare per conto del cliente la PEC, a leggerla periodicamente e, di fatto, a gestirla integralmente.

Ma è una prassi che presenta rischi evidenti, soprattutto se non viene formalizzata per iscritto. L'indirizzo PEC, infatti, è un domicilio digitale personale: le notifiche che vi arrivano sono legalmente efficaci nei confronti del titolare, indipendentemente da chi materialmente accede alla casella. Se il cliente omette di leggere una notifica rilevante, oppure se il commercialista la legge ma non la trasmette o la sottovaluta, la responsabilità può diventare una questione molto delicata.

E qui interviene il diritto dei contratti: se non esiste un mandato scritto che affidi al professionista la gestione della PEC, la responsabilità rimane in capo al cliente. Diversamente, se è stato conferito un incarico formale, si attiva la responsabilità del professionista per eventuali omissioni o ritardi, da valutare alla luce della diligenza qualificata ex art. 1176, co. 2, c.c. e della responsabilità contrattuale ex art. 1218 c.c.

A conferma di ciò, la Cassazione, con ordinanza n. 26810/2022, ha ribadito che il professionista che assume la gestione della PEC ha l'obbligo di garantirne il corretto funzionamento, di controllarla con regolarità e di dotarsi di sistemi di allerta, pena l'addebito di responsabilità in caso di danni.

Come evitare contenziosi: buone prassi per clienti e professionisti

Per prevenire conseguenze gravose, è indispensabile regolare formalmente la gestione della PEC. Alcune semplici, ma fondamentali, accortezze possono fare la differenza:

• Il cliente deve essere intestatario della propria PEC: anche se assistito dal commercialista, è essenziale che il domicilio digitale sia personale.

• Se il commercialista assume la gestione della PEC, ciò deve avvenire solo in forza di un incarico scritto, chiaro e dettagliato, che disciplini la frequenza dei controlli, le modalità di inoltro delle comunicazioni rilevanti, l'eventuale responsabilità in caso di omissioni e il compenso per il servizio.

• E' necessario far sottoscrivere al cliente l'autorizzazione al trattamento dati, ai fini del rispetto della privacy;

• E' consigliabile specificare esattamente quale tipologia di messaggi debbano essere analizzati dal professionista (fiscali, commerciali, legali, ecc) e quel sarà la successiva modalità per avvertire il cliente per tempo e decidere sul da farsi: SMS, email, Messaggi Whatsapp, ecc?

• Lo studio professionale deve dotarsi di strumenti adeguati: software di gestione multi-PEC, archiviazione automatica delle ricevute di consegna (RAC), notifiche automatiche, log degli accessi e sistemi di backup.

• È opportuno prevedere una copertura assicurativa professionale che includa anche il servizio di gestione PEC, per cautelarsi da eventuali contestazioni.

In molte sentenze recenti, come quella della CGT Toscana n. 1177/2023, si è chiarito che, anche quando la PEC è gestita da un consulente esterno, l'obbligo di vigilanza ricade comunque sulla società titolare del domicilio digitale. È dunque indispensabile che il cliente sappia cosa sta delegando e a chi.

Conclusioni

La PEC non è uno strumento neutro, né un dettaglio tecnico da lasciare alla buona volontà di un collaboratore. È, a tutti gli effetti, il domicilio digitale del contribuente, il punto di contatto attraverso cui lo Stato comunica con il cittadino, l'impresa o il professionista. Se gestita male, può trasformarsi in una fonte di problemi, sanzioni, decadenze e contenziosi. Se invece viene gestita correttamente, con chiarezza di ruoli, strumenti adeguati e contrattualizzazione puntuale, può offrire un importante vantaggio in termini di efficienza, tempestività e sicurezza. In uno studio moderno, la gestione della PEC del cliente non può essere improvvisata. È un compito che richiede metodo, tecnologia, responsabilità. E soprattutto, un incarico scritto che ne disciplini ogni aspetto.

Excursus giurisprudenziale – Validità delle notifiche PEC e responsabilità del destinatario

Nel corso degli ultimi anni, la giurisprudenza – tanto di legittimità quanto tributaria – ha contribuito in maniera determinante a definire i contorni della responsabilità legata alla gestione della Posta Elettronica Certificata (PEC), soprattutto in relazione alla ricezione di atti giuridicamente rilevanti. Di seguito, un breve excursus delle principali decisioni.

Notifica via PEC: quando si perfeziona

Secondo la CGT Emilia-Romagna, sent. 12/09/2024 n. 778, la notifica effettuata via PEC si considera perfezionata al momento della ricevuta di avvenuta consegna (RAC), che fornisce certezza sia in ordine al contenuto trasmesso che al giorno e orario esatto della trasmissione. La Corte richiama a sua volta i consolidati orientamenti della Cassazione, secondo cui la mancata lettura del messaggio non incide sull'efficacia della notifica, restando evento imputabile al destinatario.

Casella piena: profili di responsabilità

Con l'ordinanza Cass. 24/01/2023 n. 2193, la Corte definisce il messaggio "casella piena" come effetto diretto di una negligenza del destinatario, il quale ha il dovere di controllare periodicamente la disponibilità della propria casella PEC. Tale orientamento era già stato tracciato dalla Cassazione con le sentenze n. 13532/2019 e n. 3164/2020, dove si evidenzia che lasciare saturare la casella equivale a un rifiuto implicito della notifica, senza che ciò costituisca un impedimento legittimo a riceverla.Recentemente le Sezioni Unite della Cassazione (sent. 28452/2024) hanno chiarito definitivamente la questione. Secondo questo importante arresto, in assenza della ricevuta di avvenuta consegna (RdAC), la notifica via PEC non può considerarsi perfezionata, anche se la mancata consegna è dipesa dal destinatario.

Domicilio fisico e rinnovazione della notifica

In ipotesi particolari, come evidenziato dalla Cass. 07/06/2023 n. 16125 e dalla Cass. 20/12/2021 n. 40758, il notificante è tenuto a riprendere la procedura notificatoria presso il domicilio fisico eletto qualora la notifica PEC non sia andata a buon fine per casella piena. Tuttavia, anche in tale eventualità, la responsabilità tecnica per la mancata ricezione resta imputabile al destinatario, con conseguente necessità di vigilanza e monitoraggio costante della PEC.

Il professionista e l'obbligo di diligenza qualificata

La Cass. 12/09/2022 n. 26810 rappresenta un passaggio chiave per la responsabilità professionale: la Corte afferma che il professionista è responsabile della gestione della propria casella PEC, ed è tenuto a dotarsi di strumenti idonei a garantirne il funzionamento regolare (come sistemi di allerta automatica e verifica programmata). In caso di incarico scritto per la gestione della PEC di un cliente, tale obbligo di diligenza si estende anche alla casella altrui, e un'eventuale omissione può integrare responsabilità contrattuale ex art. 1218 c.c.

Lecce 02/08/2025

Avv. Salvatore Ponzo - Tributarista

FAC SIMILE ACCORDO GESTIONE PEC

Questo contratto consente al cliente di delegare la gestione della propria casella PEC al commercialista o a un professionista di fiducia, in modo sicuro, tracciabile e conforme alla normativa vigente. L'accordo definisce in modo chiaro le modalità operative di accesso alla PEC, la frequenza dei controlli, la tipologia di messaggi PEC autorizzati alla lettura e le responsabilità in caso di notifiche importanti, come cartelle esattoriali, atti giudiziari o avvisi fiscali. Viene regolato anche il trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR, con attenzione alla riservatezza e tutela del domicilio digitale del cliente. Ideale per chi cerca uno strumento professionale per la gestione della PEC con delega formale e tutela legale completa.

E' un contratto fac simile incompleto da implementare e personalizzare.

CONTRATTO DI AFFIDAMENTO E GESTIONE DELLA CASELLA PEC

Tra

Il Sig./La Sig.ra [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], C.F. [CODICE FISCALE], con studio in [INDIRIZZO], in qualità di commercialista/professionista (di seguito, "Professionista")

e

Il Sig./La Sig.ra/Società [NOME CLIENTE], nato/a a [LUOGO] il [DATA] / con sede legale in [INDIRIZZO], C.F./P.IVA [CODICE FISCALE/P.IVA] (di seguito, "Cliente")

Premesso che:

• Il Cliente è titolare della casella PEC [INDIRIZZO PEC];

• Il Cliente intende affidarne la gestione al Professionista per esigenze contabili, fiscali, amministrative e/o legali;

• Il Professionista dichiara di disporre delle competenze tecniche e organizzative necessarie;

Si conviene quanto segue:

Art. 1 – Oggetto dell'incarico

1.1 Il Cliente affida al Professionista, che accetta, la gestione operativa della casella PEC [INDIRIZZO PEC], secondo le modalità indicate nel presente contratto e negli allegati tecnici.

Art. 2 – Obblighi del Professionista

2.1 Il Professionista si impegna a:

• accedere con regolarità alla casella PEC del Cliente con la frequenza minima di [X] controlli a settimana;

• monitorare e classificare i messaggi in arrivo secondo le modalità che riterrà maggiormente opportune;

• inoltrare senza ritardo al Cliente le comunicazioni rilevanti, secondo i criteri concordati;

• segnalare tempestivamente anomalie tecniche (es. casella piena, mancata ricezione, errori di recapito);

• mantenere la massima riservatezza sui contenuti trattati.

2.2 Salvo diversa autorizzazione scritta, il Professionista non è tenuto a rispondere o interagire con i mittenti, limitandosi al monitoraggio, lettura ed eventuale inoltro.

Art. 3 – Obblighi del Cliente

3.1 Il Cliente si impegna a:

• fornire le credenziali di accesso alla casella PEC;

• comunicare tempestivamente ogni variazione o modifica relativa all'account;

• non cambiare le credenziali senza previa notifica al Professionista;

• collaborare per l'aggiornamento e l'archiviazione delle comunicazioni.

Art. 4 – Responsabilità

4.1 Il Professionista risponde solo per danni derivanti da dolo o colpa grave.

4.2 Il Cliente è responsabile della correttezza delle credenziali e della legittimità delle comunicazioni ricevute.

4.3 Il Professionista non risponde di disservizi riconducibili ai fornitori del servizio PEC.

Art. 5 – Trattamento dei dati personali e ambito autorizzativo

5.1 Il Cliente, in qualità di Titolare del Trattamento, autorizza il Professionista quale soggetto incaricato ex art. 29 GDPR (o ex art. 2-quaterdecies D.Lgs. 196/2003) al solo fine della consultazione, selezione e inoltro delle comunicazioni PEC, esclusivamente per le finalità connesse all'incarico professionale conferito.

5.2 Il Professionista si impegna a:

• trattare i dati personali presenti nelle comunicazioni PEC nel rispetto delle istruzioni ricevute;

• non accedere, leggere o trattare comunicazioni che esulino dall'ambito fiscale, tributario, contabile o legale (salvo autorizzazione scritta);

• non effettuare backup, trasferimenti o archiviazione esterna dei dati senza espresso consenso.

5.3 In caso di nomina formale del Professionista quale Responsabile del Trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, le Parti formalizzeranno separato accordo scritto.

Art. 6 – Modalità operative

6.1 L'accesso alla PEC avviene tramite credenziali fornite dal Cliente.

6.2 Il Professionista inoltrerà entro [X] ore le comunicazioni ritenute rilevanti, secondo le categorie stabilite in Allegato B (es. Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, Equitalia/AER, Uffici Giudiziari, fornitori accreditati).L'inoltro avverrà mediante le seguenti modalità:_______________________

6.3 In caso di messaggi urgenti, la segnalazione avverrà tramite [telefono/email].

Art. 7 – Frequenza dei controlli

7.1 Il Professionista controllerà la casella PEC con frequenza minima di [X] accessi settimanali, e comunque con tempestività in prossimità di scadenze fiscali o procedurali rilevanti.

Art. 8 – Compenso

8.1 Il compenso per il servizio è stabilito in € [IMPORTO] + IVA annui/mensili.

8.2 Il pagamento avverrà con le modalità e tempistiche concordate. In caso di ritardo si applicheranno gli interessi legali o commerciali.

Art. 9 – Durata e recesso

9.1 Il presente contratto ha durata di [X] mesi/anni.

9.2 Ciascuna Parte può recedere con preavviso scritto di almeno [X] giorni.

9.3 Il compenso sarà dovuto pro-quota fino alla data di efficacia del recesso.

Art. 10 – Copertura assicurativa

10.1 Il Professionista dichiara di essere coperto da assicurazione RC professionale con massimale pari a € [IMPORTO], comprensiva dell'attività di gestione PEC.

Art. 11 – Gestione anomalie e casella piena

11.1 Il Professionista si impegna a monitorare lo spazio disponibile e a segnalare immediatamente eventuali anomalie o saturazioni.

11.2 Il Cliente si impegna a collaborare per liberare la casella e mantenere la funzionalità continua del domicilio digitale.

Art. 12 – Foro competente

12.1 In caso di controversie, sarà competente in via esclusiva il Foro di [CITTÀ].

Art. 13 – Legge applicabile

13.1 Il contratto è regolato dalla legge italiana.

Art. 14 – Firma digitale

14.1 Il contratto potrà essere sottoscritto anche con firma digitale ex D.Lgs. 82/2005.

Art. 15 – Allegati

15.1 Costituiscono parte integrante:

• Allegato A: Elenco delle caselle PEC gestite;

• Allegato B: Tipologia di messaggi rientranti nell'ambito dell'incarico (es. notifiche da enti pubblici, comunicazioni fiscali, atti giudiziari, documenti da studi professionali terzi).

Luogo e data: ___________________

Il Professionista
[Firma]

Il Cliente
[Firma]

Se sei un commercialista e gestisci la PEC dei tuoi clienti, è fondamentale tutelarti con un contratto ben strutturato. Posso aiutarti a redigere un documento personalizzato, chiaro e conforme al GDPR, che definisca obblighi, responsabilità e limiti operativi. Contattami per una consulenza e una versione definitiva su misura.

Avvocato Salvatore Ponzo

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